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Excel函数常识
2013-1-31
一、    数据类型及排序规则
Excel数据一般可以分为文本、数值、日期、逻辑、错误等几种类型,其中日期是数字的一个特殊格式。
此外,数字和数值是两个不同的概述,数字可以以文本的形式出现,也可以是数值、日期等。一般在未明确指定的情况下,数字指的是数值型的数字。
在Excel函数帮助文件中,经常会看到关于升序的描述为“数值必须按升序排列:-2、-1、0、1、A-Z、FALSE、TRUE”,这是Excel的一个规则,即数值小于文本,文本小于逻辑值,错误值不参与排序。
 
二、    逻辑值与数值的关系
在Excel中,逻辑值只有TRUE和FALSE两个,它们与数值的关系为:
(1) 在数值运算中,TRUE=1,FALSE=0;
(2) 在逻辑判断中,0=FALSE,所有非0数值=TRUE
这两条准则非常重要,在Excel函数公式的简化及计算中用途很广。


 

 
三、    关于空和空文本
 
在函数公式应用中,经常会用类似下面的公式来屏蔽不希望出现的计算结果:
 
=IF(A1=“”,“”,A1*B1)
这个公式表示“若A1单元格为空,则显示为空,否则返回A1与B1的乘积。
这时涉及空和空文本两个概念:
“空”就是选中单元格在编辑栏什么也没有,是“真空”
“空文本”即一对英文双引号,表示文本里什么也没有,是一个空的字符串,其字符长度为0,一般由公式返回,是“假空”。
 
四、带引号的文本
函数公式中包含文本时,用半角双引号括住文本,如“你好”(不带引号)表示为“你好”,若要表示文本‘“你好”’时,则必须将该文本的双引号改为2层双引号。
比如,用FIND函数在A1单元格查找带引号的文本“你好”。
=FIND(“““你好”””,A1)
最外一层双引号表示括住的是文本,里面2层双引号(涂黑部分)表示该文本原来有一对双引号。
 
五、逻辑关系判断
逻辑判断是指有具体意见并能判定真或假的陈述语句,是函数公式的基础,不仅关系到公式的正确与否,也关系到解题思路的简繁,只有逻辑条理清晰,才能写出简洁有效的公式,常用的逻辑关系有3种,即“与”,“或”、“非”。
 
(1) 与(AND)关系
当两个或多个条件必须同时成立才判定为真时,称判定与条件的关系为逻辑与关系,即平时说的“且”。AND函数常用于逻辑与关系运算。
例:用公式表示当A1单元格的值大于0且小于等于10的时候返回 TRUE。
=AND(A1>0,A1<=10)
例:B列是性别,C列是年龄,D列是职称,要在E列输入公式筛选40岁以上的男教授的记录,其中E1的公式为:
=AND(B1=“男”,C1)40,D1=“教授”)
(2) 或(OR关系)
当两个或多个条件只要有一个成立就判定为真时,称判定与条件的关系为逻辑或关系。OR函数常用于逻辑或关系运算。
例:A、B、C三列分别是语文、数学、英语成绩、要在D列输入公式筛选所有不及格的记录(假设60分及格),其中D1的公式为:
=OR(A1<60,B1<60,C1<60)
(3) 非(NOT关系)
当条件只要成立就判定为假时,NOT函数用于将逻辑值反转。
例:A列存放着人员学历,分为中专、高中、大专、本科、硕士等,要在B列输入公式筛选除硕士以外的记录,其中B1的公式为:
=NOT(A1=“硕士”)
也可以用下面的公式表示:
=A1<>“硕士”
六、通配符
Excel中的*(星号)、?(问号)和~(波形符)可作为通配符用于查找、统计等运算的比较条件中。
(1)*表示任何字符
例1:计算A1:A10中以A开头的记录个数公式
=COUNTIF(A1:A10,”A*”)
例2:计算A1:A10中包含字母A的记录个数公式
=COUNTIF(A1:A10,”*A*”)
例3:查找A列中以字母A开头的记录对应的B列的值
=VLOOKUP(“A*”,A:B,2,0)
(2) ? 表示任何单个字符
例1:计算A1:A10中第2个字母是A的记录个数公式
=COUNTIF(A1:A10,“?A*”)
例2:计算A1:A10中以字母A开头的3个字符的记录个数公式
=COUNTIF(A1:A10,“A??”)
(3)~ 用于解除字符的通配性,即当要查找或统计的是*、?或~本身时,须在其前面加上~,通知EXCEL不将后面所跟的* ?  ~作为通配符处理。
例1:统计A1:A10区域中“1*1”的个数
=COUNTIF(A1:A10,“1~*1”)
其中,~*表示查找*(星号)本身
例2:计算A1:A10中第2个字符为星号*的记录个数
=COUNTIF(A1:A10,“?~**”)
其中,第一个?和最后一个*为通配符,~*表示*星号本身。
七、函数参数的省略
在函数的实际使用中,并非总是需要把一个函数的所有参数都写完整才能计算,可以根据实际需要对参数进行省略和简化,以达到缩短公式长度或减少计算步骤的目的。
例,判断B2是否与A2的值相等,如果是则返回TRUE,否则返回FALSE。
=IF(B2=A2,TRUE,FALSE)
可省略为
=IF(B2=A2,TRUE)
部分函数中的参数为TRUE或FALSE,比如Hlookup函数和VLOOKUP函数的参数,当要为其指定为FALSE的时候,可以用0来替代,甚至连0也不写,而只用逗号占据参数位置,下面3个公式是等价的:
=VLOOKUP(A1,B1:C10,2,FALSE)
=VLOOKUP(A1,B1:C10,2,0)
=VLOOKUP(A1,B1:C10,2,)
此外,还有很多要指定参数为0的也可以简写为只保留该参数位置的逗号:
=MAX(A1,0) 可以写成 =MAX(A1,)
=IF(B2=A2,1,0)  可以写成  =IF(B2=A2,1,)
并非所有这种简写都表示该参数为0。比如在文本函数中,是希望替换的新字符,如果只保留它前面的逗号,则表示用“”空文本而不是0。


 

 
认识引用:
(1)引用样式:
A1——用列标字母与行标数字表示,A1表示第1行第1列:
R1C1——用R与行标数字、C与列标数字表示,R1C3表示第1行第3列,就是C1单元格。
(2)绝对引用与相对引用:
A1样式:A1——相对引用,横竖拉动公式都会变;A$1——列相对行绝对引用,横拉列标变而竖拉行标不会变
$A1——列绝对行相对引用,横拉列标不会变而竖拉行标会变。$A$1——横竖拉都不变。
R1C1引用样式——R[-1]C[3]——当前单元格的往上1行往右3列的位置,比如当前单元格是B2,则R[-1]C[3]表示E1单元格。

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